Personvernerklæring

1. Hvem vi er

Aktura er en regnskapstjeneste levert og drevet av Blågrønn AS, org.nr. 937 674 813, Thormøhlens gate 51, 5006 Bergen. Du når oss på hei@aktura.no. Tjenesten er tilgjengelig på aktura.no og app.aktura.no.

Blågrønn AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler om egne kunder, brukere, kontaktpersoner og andre som er i kontakt med oss om Aktura.

Aktura er en selvbetjent regnskapstjeneste for bedrifter og er ikke rettet mot privatpersoner som oppretter konto for privat bruk.

2. Hva denne erklæringen gjelder

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Blågrønn AS behandler personopplysninger når vi leverer, drifter og videreutvikler Aktura. Den gjelder særlig for:

• brukere og administratorer i virksomheter som benytter Aktura
• kontaktpersoner hos kunder, leverandører og samarbeidspartnere
• personer som kontakter oss om produktet, support eller kundeforhold
• personopplysninger som behandles i Aktura når Blågrønn AS er behandlingsansvarlig

Når en kunde bruker Aktura til å registrere og behandle personopplysninger i sin egen virksomhet, er kunden normalt behandlingsansvarlig og Blågrønn AS databehandler. Da behandler vi opplysningene på vegne av kunden og etter kundens instruksjoner, regulert av databehandleravtalen.

3. Vår rolle

Blågrønn AS er behandlingsansvarlig når vi bestemmer formålet med behandlingen og hvilke hjelpemidler som brukes, for eksempel ved:

• opprettelse og administrasjon av kundeforhold
• brukeradministrasjon
• support og kundedialog
• fakturering og betalingsoppfølging
• drift, sikkerhet og feilhåndtering
• oppfyllelse av rettslige forpliktelser

Blågrønn AS er normalt databehandler når kunden bruker Aktura til sin egen regnskapsføring og tilsvarende behandling av personopplysninger i egen virksomhet. Personopplysninger kunden registrerer i Aktura, som regnskapsdata, bilag og kontaktregister, bruker vi ikke til egne formål. Slike opplysninger behandler vi bare på vegne av kunden og i samsvar med kundens instrukser, databehandleravtalen og gjeldende regelverk.

4. Hvilke personopplysninger vi behandler

Når Blågrønn AS er behandlingsansvarlig, kan vi behandle:

• navn
• e-postadresse
• telefonnummer
• virksomhet, rolle og tilknytning
• innloggings- og brukeropplysninger
• kunde- og avtaleopplysninger
• faktura- og betalingsopplysninger
• innhold i supporthenvendelser og annen kommunikasjon
• tekniske logger, som IP-adresse, tidspunkt, enhets- og nettleserinformasjon, når dette er nødvendig for sikker drift og feilsøking

Når kunden bruker Aktura i sin egen virksomhet, kan systemet også inneholde personopplysninger kunden selv registrerer, for eksempel kontaktopplysninger om kunder og leverandører, fakturadata, bilag, bankdata, transaksjonsdata og annen regnskapsrelatert informasjon.

Aktura har ikke lønnsmodul. Tjenesten er heller ikke ment for behandling av særlige kategorier personopplysninger utover det som eventuelt følger av kundens egen lovlige bruk av systemet.

5. Hvor vi får personopplysningene fra

Vi mottar personopplysninger:

• direkte fra deg
• fra virksomheten du representerer
• fra andre brukere eller administratorer i samme kundeorganisasjon
• fra offentlige registre, som Enhetsregisteret
• fra kommunikasjon med oss, for eksempel supporthenvendelser
• automatisk gjennom bruk av Aktura, for eksempel ved innlogging, feilhåndtering og sikkerhetslogging

6. Hvorfor vi behandler personopplysninger og behandlingsgrunnlaget

Vi behandler personopplysninger for å levere og forvalte Aktura på en sikker og lovlig måte.

Levering av tjenesten

Vi behandler personopplysninger for å opprette brukere, administrere tilgang, levere funksjonalitet, håndtere support og følge opp kundeforhold. Behandlingsgrunnlaget er normalt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b, når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, og bokstav f, når behandlingen er nødvendig for våre berettigede interesser i å levere, drifte og forbedre tjenesten.

Fakturering, regnskap og oppfyllelse av lovkrav

Vi behandler personopplysninger for å fakturere, føre regnskap, dokumentere avtaleforhold og oppfylle plikter etter bokførings- og annet relevant regelverk. Behandlingsgrunnlaget er artikkel 6 nr. 1 bokstav c og bokstav b.

Informasjonssikkerhet, drift og feilhåndtering

Vi behandler tekniske opplysninger og logger for å sikre stabil drift, forebygge misbruk, oppdage feil og håndtere sikkerhetshendelser. Behandlingsgrunnlaget er artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Databehandleroppdrag på vegne av kunder

Når vi behandler personopplysninger på vegne av kunden, er det kunden som må ha behandlingsgrunnlag for sin bruk av opplysningene. Vår behandling skjer da innenfor rammene av databehandleravtalen og kundens dokumenterte instrukser.

7. Underleverandører

Vi bruker utvalgte underleverandører for å levere Aktura. Der en leverandør behandler personopplysninger på våre vegne, inngår vi databehandleravtale med leverandøren og sikrer at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende regelverk.

Per i dag bruker vi disse underdatabehandlerne:

I tillegg bruker vi noen leverandører for nettsiden aktura.no og vår egen markedsføring. Disse behandler ikke kundedata fra regnskapstjenesten:

8. Bruk og deling av personopplysninger

Vi bruker personopplysninger for å levere, drifte, sikre og forbedre Aktura, administrere kundeforhold, yte support, håndtere fakturering og oppfylle rettslige forpliktelser.

Vi deler ikke personopplysninger med andre med mindre det er nødvendig og lovlig. Opplysninger kan deles med underleverandørene i punkt 7 og med revisorer, rådgivere og andre profesjonelle tjenesteytere når det er nødvendig for virksomhetsdrift eller for å ivareta våre rettslige interesser.

Vi kan utlevere personopplysninger til offentlige myndigheter når vi er rettslig forpliktet til det eller mottar et gyldig pålegg. Da begrenser vi utleveringen til det som er nødvendig og rettslig påkrevd.

Ved omorganisering, investering, fusjon, virksomhetsoverdragelse eller salg av hele eller deler av virksomheten kan personopplysninger deles med relevante motparter og deres rådgivere i den grad det er nødvendig, forholdsmessig og lovlig.

Når Blågrønn AS opptrer som databehandler på vegne av en kunde, bruker eller deler vi ikke kundens data til egne formål. Slik behandling skjer bare etter kundens dokumenterte instruksjoner eller når vi er rettslig forpliktet til det. Kundens data brukes ikke til å trene KI-modeller.

9. Markedsføring

Vi kan bruke kontaktopplysninger om eksisterende eller potensielle kunder til å sende informasjon om Aktura, produktoppdateringer og tjenestemeldinger når dette er tillatt etter gjeldende regelverk. Markedsføring sender vi bare når vi har rettslig grunnlag for det, for eksempel samtykke eller et eksisterende kundeforhold, og mottakere kan reservere seg mot videre henvendelser.

Personopplysninger som kunder lagrer i Aktura på vegne av egen virksomhet, bruker vi ikke til egne markedsføringsformål.

10. Lagring og behandling innenfor EØS

Vi har innrettet Aktura slik at personopplysninger som hovedregel lagres og behandles innenfor EØS. For Cloudflare er EU-datalokalisering aktivert, og databasen hos PlanetScale ligger i EØS.

Enkelte leverandører, som Stripe, kan behandle opplysninger utenfor EØS. Slik overføring skjer bare med gyldig overføringsgrunnlag, som EU-USA-rammeverket Data Privacy Framework eller EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (SCC), med nødvendige supplerende tiltak.

11. Hvor lenge vi lagrer personopplysninger

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, med mindre vi er forpliktet eller berettiget til å lagre dem lenger. For opplysninger vi behandler som behandlingsansvarlig gjelder blant annet:

• kunde- og brukeropplysninger lagres så lenge kundeforholdet består, og deretter så lenge det er nødvendig for administrasjon, dokumentasjon, sikkerhet og håndtering av eventuelle krav
• faktura- og regnskapsopplysninger lagres så lenge loven krever
• supporthenvendelser og tekniske logger lagres så lenge det er nødvendig for oppfølging, sikkerhet og dokumentasjon

Når kunden bruker Aktura som regnskapssystem, er det den bokføringspliktige kunden som selv har ansvaret for å oppbevare oppbevaringspliktig regnskapsmateriale i tråd med bokføringsloven, selv om oppbevaringen settes bort til andre. Hovedregelen er fem års oppbevaring for regnskapsmateriale etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 1 til 4, og tre år og seks måneder for nr. 5 til 8.

Ved avslutning av kundeforholdet er kunden selv ansvarlig for å eksportere egne opplysninger og oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, herunder eventuell SAF-T-fil, før tilgangen opphører. Aktura er ikke ment som en arkivtjeneste etter at kundeforholdet er avsluttet. Etter opphør slettes kundedata fra aktive systemer når avviklingen er fullført, med unntak av opplysninger som må oppbevares lenger av hensyn til sikkerhetskopier, dokumentasjon, tvister eller lovpålagte plikter.

12. Informasjonssikkerhet

Vi arbeider løpende med å beskytte personopplysninger gjennom tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset risikoen ved behandlingen. Dette omfatter tiltak for å begrense tilgang, sikre stabil drift, forebygge misbruk og håndtere sikkerhetshendelser.

13. Dine rettigheter

Når Blågrønn AS er behandlingsansvarlig, kan du etter omstendighetene ha rett til:

• innsyn
• retting
• sletting
• begrensning av behandling
• dataportabilitet
• å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
• å trekke tilbake samtykke dersom behandlingen bygger på samtykke
• å klage til Datatilsynet

Hvis personopplysningene behandles i Aktura på vegne av en kunde, bør du normalt kontakte virksomheten som bruker Aktura først, siden den virksomheten som regel er behandlingsansvarlig for den konkrete behandlingen.

14. Automatiserte avgjørelser og profilering

Vi bruker ikke automatiserte individuelle avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning eller tilsvarende vesentlig betydning for deg. Forslag Aktura lager, for eksempel kontering av bilag, er utkast som kunden selv kontrollerer og godkjenner.

15. Informasjonskapsler

Nettsiden aktura.no og tjenesten Aktura bruker informasjonskapsler. Nødvendige informasjonskapsler brukes alltid, til teknisk drift, sikkerhet, innlogging og lagring av valgene dine. Andre kategorier brukes bare med ditt samtykke, som du kan endre eller trekke tilbake når som helst.

I tjenesten gjelder samtykket lagring av analysedata på enheten din og opptak av økter (session replay) for å forbedre Aktura. Uten samtykke kjører produktanalysen uten å lagre noe på enheten, og økter tas ikke opp. Vi maskerer både det du skriver inn og regnskapstallene som vises på skjermen. Menyer, knapper og feilmeldinger er synlige. Da kan vi se hvor i Aktura noe gikk galt, uten å se innholdet i regnskapet.

Se retningslinjene for informasjonskapsler for detaljer.

16. Endringer i erklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen når tjenesten, behandlingen eller regelverket endrer seg. Gjeldende versjon og ikrafttredelsesdato står øverst.

17. Kontakt

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kontakt oss på hei@aktura.no.